یکی از معاملاتی که امروزه در جامعه، افراد با آن مواجه هستند؛ و یا با آن مواجه خواهند شد؛ بیع قطعی و رسمی املاک اعم از زمین، آپارتمان، ویلا و غیره در دفاتر اسناد رسمی می باشد؛ و با توجه به اینکه بیع رسمی نسبت به بیع عادی از جایگاه و اهمیت ویژه ای برخوردار است؛ لذا در این نوشتار، سعی داریم به زبان ساده و موجز پروسه و فرآیند بیع رسمی املاک در دفاتر اسناد رسمی را مورد بررسی و تبیین قرار دهیم و در پايان هم، نگاهی مقایسه ای بین سند تک برگی جدید املاک با سند دفترچه ای قدیم داشته باشیم.

لازم است که قبل از ورود به بحث، ما تعریفی از انتقال قطعی املاک داشته باشیم. انتقال رسمی املاک در زبان حقوق همان عقد بیع با مورد معامله(مبیع)، ملک می باشد؛ عقد بیع در قانون مدني به موجب ماده 338 به طور خلاصه تملیک عین به عوض معلوم تعريف شده است. هرچند به نظر اين تعريف محل مناقشه و ايراد مي باشد كه بررسي آن در بضاعت اين مقال نيست و مجالی دیگر می طلبد؛ ولی به هر حال در اين تعریف، عین همان مبيع است که در بحث ما ملک می باشد که با تنظیم بیع رسمی، مالکیت ملک در ید خریدار مستقر می شود. مع الوصف، باید گفت برای اینکه تملیک ملک به صورت قطعی و رسمی در ید خریدار قرار گیرد؛ نيازمند يك جمله فرآيند و تشریفات مي باشد كه ما به طور مختصر به آنها می پردازیم:

اول: اشخاص با مراجعه به یکی از دفاتر اسناد رسمی، اصل سند مالکیت خواه تک برگی یا دفترچه ای و يا بنچاق خریداری شده پلاک ثبتی مورد معامله را به مسئول دفترخانه ارائه تا در جهت احراز مالكيت و عدم منع قانوني براي انتقال و...  پروسه انتقال انجام گیرد. مثلا اگر پلاک مذکور بازداشت باشد، قابلیت انتقال ندارد و برای انجام معامله باید رفع بازداشت گردد. همچنین در صورت عدم مجزا بودن سند ششدانگ مالکیت ارائه صورت مجلس تفکیکی اداره ثبت اسناد و املاک لازم می باشد. با این فاکتور معلوم گرديد که بیع رسمی بر روی املاکی که دارای اسناد عادی می باشند؛ صورت نمی گیرد.

دوم: مسئول دفترخانه جهت تنظیم انتقال قطعی بسته به نوع کاربری ملک استعلام هایی را به مراجع ذی ربط صادر می نماید. توضیح بیشتر آنکه برای املاک مسکونی در حوزه شهری استعلام اداره دارایی، شهرداری و اداره ثبت، در حوزه روستایی دارايي، اداره ثبت و دهياري يا بنياد مسكن و برای اراضی کشاورزی اداره دارايي، ثبت و جهاد كشاورزي الزامی است؛ و برای املاک تجاری علاوه بر استعلامات مذکور یعنی دارایی، شهرداری و ثبت، استعلام از سازمان تامین اجتماعی لازم است. ضمنا پاسخ تمامي استعلامهاي مربوطه از مراجع ذيربط الزامی است و اخذ پاسخ تمامی استعلامات فوق به جز استعلام ثبت، بر عهده متعاملین می باشد و همچنین باید توجه کرد كه هر يك از استعلامات فوق داراي مدت خاصي مي باشند. به طور خاص اعتبار پاسخ استعلام اداره ثبت، در مواردي که دفتر اسناد رسمي و اداره ثبت در يک شهر قرار دارند، يک ماه و در غير اين صورت 45 روز از تاريخ صدور خواهد بود.

سوم: این مرحله در چند فرض محل بحث می باشد: فرض اول در جایی که متعاملین اشخاص حقیقی باشند که در این صورت ارائه اصل شناسنامه و کارت ملی جهت احراز هویت الزامی است و در صورتی که هر یک از متعاملین حضور نداشته باشند؛ اصل وکالتنامه و اصل شناسنامه و کارت ملی وکیل لازم می باشد. فرض دوم در جایی که هر یک از متعاملین محجور باشند در این حالت بنا به شرایط قانونی به صورت ولايتا يا وصايتا و يا قيمومتا معامله انجام می گیرد؛ كه در صورت اخير اصل قیم نامه و گواهینامه اداره سرپرستی از دادگستری با استعلام دفترخانه، جهت انجام معامله الزامی است. فرض سوم در جایی است که هر یک از متعاملین اشخاص حقوقی باشند که در این صورت اصل اساسنامه شرکت، روزنامه رسمی و آگهی آخرین تغییرات شرکت و ارائه اصل مدارک سجلی صاحبان امضاء همراه با مهر شرکت لازم می باشد. فرض چهارم در جایی است که هر یک از متعاملین ورثه ای باشد که در این صورت اصل گواهی حصر وراثت و در مورد املاک ورثه ای اصل گواهی واریز مالیات بر ارث الزامی می باشد.

چهارم: این مرحله، آخرین فرآیند بیع رسمی املاک در دفترخانه می باشد که بعد از انجام تمامی تشریفات فوق و فقد هرگونه منع قانونی و ارائه مدارک فوق الذکر، متعاملین یا قائم مقام آنها برای امضاء سند رسمی حضور همزمان در دفترخانه به عمل می آورند و در صورت بي سواد بودن متعاملين، همراه بودن يک نفر باسواد با ارائه اصل شناسنامه و کارت ملي، الزامي است. نهایتا با امضاء متعاملین مرحله اولیه انتقال به اتمام می رسد؛ ولی هنوز خریدار به عنوان مالک تلقی  نمی شود؛ بلکه زمانی این امر محقق مي شود که خلاصه معامله به اداره ثبت اسناد و املاک حوزه ثبتی ملک ارسال و در دفتر املاک به ثبت برسد؛ آنگاه ملكيت به نام خریدار منتقل و مستقر می شود. در اين صورت، خريدار با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک و با ارائه بنچاق درخواست سند تك برگي با مالكيت خود مي نماید.

مقایسه سند مالکیت تک برگی با سند دفترچه ای

در این بخش به طور اختصار قصد داریم مقايسه ای بین سند مالكيت تك برگي جدید با سند دفترچه اي قديم داشته باشیم تا برای افراد جايگاه و اهمیت سند مالکیت تك برگي بهتر شناخته شود.1- در سند تک برگی مشخصات کامل مالک به طور دقیق از جمله کدملی و کدپستی نوشته می شود در صورتی که در سند دفترچه ای کدملی و کدپستی نوشته  نمی شود. 2- سند تک برگی به صورت رایانه ای تنظیم و چاپ می شود که همين موجب شده اطلاعات و مندرجات سند به طور شفاف و وضوح مشخص باشد و از هرگونه جعل و سوء استفاده اي جلوگیری شود؛ بر خلاف سند دفترچه ای که دستی نگاشته  شده که مشکلات خاصی را به همراه داشته؛ از جمله امكان كم يا اضافه كردن به مندرجات سند وجود دارد. 3- در سند جديد، نقشه جغرافیایی ملک چاپ شده که باعث می شود محدوده جغرافیایی ملک از روی نقشه به سهولت فراهم شود؛ در صورتی که در سند دفترچه ای نقشه جغرافیایی وجود ندارد.4- در سند جديد، نقشه کاداستر ملک که دقیقا منطبق با نقشه هوایی محل می باشد ترسیم شده است؛ برخلاف سند دفترچه ای که چنین نیست. 5-ویژگی مهم این سند تك برگي الصاق به هولوگرام امنیتی می باشد که موجب  می شود از جعل جلوگیری کند در صورتي كه در سند دفترچه اي چنين نيست.6- در سند تک برگی فقط امکان چاپ و نوشتن یک مالک وجود دارد و در نقل و انتقالات بعدی این سند از اعتبار می افتد و سند تک برگی جدید به نام مالک جدید صادر می شود؛ در صورتي كه در سند دفترچه اي انتقال مالكيت در همان سند در قسمت نقل و انتقالات آن صورت مي گيرد. /ج

دانشجوی دکتری، مدرس دانشگاه و سردفتراسنادرسمی