به گزارش ایرنا از دانشگاه آزاد اسلامی، مراسم رونمایی از سامانه های یکپارچه «اتوماسیون اداری» و «ایمیل پایه» دانشگاه آزاد اسلامی در حاشیه جلسه هیأت امنای مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی با حضور علی‌اکبر ولایتی رئیس هیأت موسس و هیأت امنا و محمدمهدی طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد برگزار شد.

در ابتدای این نشست، ولایتی با تبریک اعیاد شعبانیه گفت: رونمایی از سامانه یکپارچه اتوماسیون اداری و ایمیل پایه دانشگاه آزاد اسلامی، آغاز کار مهمی است که امیدواریم به برکت میلاد امام حسین (ع) کار مبارکی باشد.

طهرانچی نیز در این نشست با تبریک اعیاد شعبانیه و میلاد پر برکت امام حسین (ع) و همچنین فرا رسیدن دهه مبارک فجر، گفت: دانشگاه آزاد اسلامی در حال برگزاری چهارمین دوره جشنواره امامت و مهدویت است. در این جشنواره ۶۲ برنامه ملی تدارک دیده شده که در بازه زمانی ۱۳ رجب تا ۱۵ شعبان برگزار خواهد شد.

وی با اشاره به رونمایی از سامانه‌های یکپارچه اتوماسیون اداری و ایمیل پایه دانشگاه آزاد اسلامی تصریح کرد: رونمایی و شروع به کار رسمی این سامانه‌ها امروز انجام خواهد شد، در حالی که دانشگاه آزاد در گذشته از لحاظ نظام مکاتبات بسیار گسسته بود و هیچ نظام مکاتبات پیوسته‌ای در این دانشگاه وجود نداشت.

وی افزود: به تبع این امر، هر واحد دانشگاهی نظام مکاتبات خود را داشت و در مواقعی دانشجویان مجبور می‌شدند برای انجام یک کار کوچک، به تهران و سازمان مرکزی مراجعه کنند. بعد از تصویب طرح تحول اداری دانشگاه آزاد اسلامی در هیأت امنا، مقدماتی برای ایجاد یک نظام مکاتبات پیوسته فراهم شد که بر دو رکن اصلی «ایمیل پایه» و «سیستم یکپارچه کارتابلی همیار دانشگاه» استوار است.

طهرانچی توضیح داد: در سیستم ایمیل‌پایه دانشگاه آزاد اسلامی، یک میلیون و ۵۰۰ هزار نفر از مجموعه دانشگاه شامل دانشجویان، اعضای هیأت علمی و کارکنان دارای ایمیل هستند. این سیستم یک طرح حامی دارد که در آن، ۴ هزار کارمند به عنوان حامی دانشجویان عمل خواهند کرد و موضوعات مربوط به دانشجویان را پیگیری می کنند. همچنین تمامی امور در این سیستم قابل پیگیری است.

رئیس دانشگاه آزاد اسلامی با بیان اینکه در این سیستم ۶ هزار کارتابل خواهیم داشت، گفت: این کارتابل‌ها به هم متصل بوده و یک نظام یکپارچه پیشرفته ایجاد خواهد کرد. در گام دوم این طرح و از ابتدای سال آینده، استفاده از هوش مصنوعی در این سامانه در دستور کار قرار خواهد گرفت و بسیاری از مقررات و چارچوب‌ها در قالب هوش مصنوعی در اختیار دانشجویان قرار می‌گیرد.

در ادامه این نشست، حسن‌پور رئیس باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی و مجری سامانه ایمیل‌پایه و طرح حامی دانشجو به ارائه گزارشی درخصوص عملکرد این سامانه پرداخت.

حسن‌پور با بیان اینکه در این سامانه علاوه بر دانشجویان، اعضای هیأت علمی و کارکنان، ۴۰۰ هزار فارغ‌التحصیل دانشگاه آزاد اسلامی نیز دارای ایمیل خواهند بود، گفت: این سامانه با بیش از ۲ میلیون ایمیل، بستر ارتباطی بسیار مناسبی است و نظام مکاتبات دانشگاه را از «کارگزار محور» به «خدمت به دانشجو محور» تغییر خواهد داد.

وی افزود: این سامانه یک شبکه منسجم و یکپارچه برای ارجاع و پیگیری ایمیل‌های دانشجویان است و برای هر ۶۰۰ دانشجو، یک کارمند به عنوان حامی وجود دارد. در این سامانه، تمامی دانشجویان، اساتید و کارکنان دارای یک ایمیل بر پایه iau.ir خواهند بود و در یک فضای ایمیل‌پایه، امور اداری دانشگاه در زمانی کوتاه انجام خواهد شد.

مدیر اجرایی پروژه مکاتبات یکپارچه دانشگاه آزاد اسلامی نیز در ادامه این مراسم گفت: سامانه یکپارچه اتوماسیون اداری (همیار) دانشگاه آزاد اسلامی در راستای طرح تحول اداری در دانشگاه آزاد اسلامی راه‌اندازی شده و سازمان مرکزی، تمام واحدها و مدارس را پوشش می‌دهد.

محمد صادقی ادامه داد: سیستم ایمیل‌پایه نیاز داشت که مکاتبات کشوری در یک سامانه متمرکز انجام شود. از این رو سیستم یکپارچه اتوماسیون اداری تحت عنوان «همیار» راه‌اندازی شده و امروز به طور رسمی کار خود را آغاز می کند. در این سامانه، گروهی به نام دبیرها پیگیر گردش مکاتبات در دانشگاه آزاد اسلامی هستند.

وی داشتن «سامانه مرتبط و یکپارچه بین واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی»، «ارتباط کارتابل اتوماسیون اداری با ایمیل سازمانی»، «پوشش کاربران در سطوح کاربر، راهبر، مدیران ارشد، مدیران میانی و دبیران»، «سرعت عملکرد»، «چابکی» و «قابلیت رصد و پیگیری امور» را ازجمله از اهداف راه‌اندازی این سامانه برشمرد.