به گزارش ایسنا؛ مهدی نصیری شنبه ۲۰ فروردین در گفت‌وگو با خبرنگاران بیان کرد: هدف استفاده از این سیستم برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتم‌های مدیریت اسناد سنتی است. 

او با بیان اینکه سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم افزاری است که به  کاربران امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی وهوشمند می‌دهد، گفت: این سامانه‌ علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی است.

عضو شورای شهر شیراز ادامه داد: معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، بخش وسیعی از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش قرار می‌گیرد.

نصیری اضافه کرد: از خصوصیات مهم سیستم مدیریت اسناد، تسهیل ارتباطات مکتوب همچنین ارتباط با سایر سازمان‌ها است.

او در ادامه گفت: در شهرداری شیراز اسناد مهمی مانند اسناد حقوقی ، املاک و ... وجود دارد که نگهداری آنها بسیار حایز اهمیت است. با توجه به اینکه اسناد غیر الکترونیک عمر محدودی دارند باید به صورت الکترونیکی آنها را نگهداری کرد. 

نصیری عنوان کرد: همچنین برای بررسی ساده تر روند و سابقه اسناد نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد که تبدیل اسناد به متن الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی قابل انجام است.