فرشاد محبی

بعد از جنگ دوم جهانی، ژاپنی ها برای جبران خسارت‏ها‏ی ناشی از جنگ و آغاز زندگی نوین، پذیرفته بودند که باید جهان و پدیده ‏ها‏ی مدیریتی و صنعتی آن روزگار را بهتر بشناسند. به همین خاطر در مطالعات و بازدیدهای خود، در آمریکا با House Keeping (خانه داری صنعتی) آن هم تنها در برخی صنایع آشنا شدند.
این معیارهای خانه داری صنعتی که شامل نظافت، بهداشت، نظم و ترتیب، رعایت کامل ایمنی و جلوگیری از حوادث به ویژه انفجار و آتش سوزی جلوگیری از انباشت ضایعات و تل مواد در راهروها و خیابان ‏ها‏ی کارخانه و معابر داخل کارگاه ‏ها‏ و ریخت و پاش ابزار و نشت انواع مواد روغنی و شیمیایی و حتی آب در محیط کار بود، معمولاً در کارخانه‏ ها‏یی رعایت می گردید که عدم رعایت این معیارها در آنها موجب خطرات و ضایعات غیرقابل جبران جانی و مالی و اجتماعی می شد ویا محصول آنها مستقیماً با بهداشت و سلامتی مصرف کننده سرو کار پیدا می کرد. از این رو معیارهای House Keeping در کارخانه‏ ها‏ی مهمات سازی، کبریت سازی، داروسازی؛ مواد غذایی، تجهیزات و لوازم پزشکی و اتاق عمل، مواد شیمیایی، مواد بهداشتی و امثال آن کاربرد داشت.
ژاپنیها با مطالعه و مشاهدۀ رعایت این معیارها در این کارخانه ‏ها‏ متوجه تأثیر و نقش قابل توجه آن نه تـنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در ایجاد ظاهری آراسته، صرفهجویی مکان و زمان و روی هم رفته محیط کار آراسته و همکارانی خوش ظاهر و با نظم و انضباط پی بردند و از این رو تصمیم گرفتند آن را در همۀ صنایع و همۀ واحدهای کوچک و بزرگ تولیدی به کار گیرند. اما از آنجا که دریافته بودند این معیارها جهانی است و همۀ فرهنگ‏ ها‏، ادیان و ملل جهان اصولی برای رعایت اینگونه امور دارند، با مطالعه در فرهنگ خود به پنج اصل و اصطلاح ژاپنی دست یافتند که با کمک آنها تحقق این امر امکان می یافت و از آنجا که این پنج اصل اتفاقاً با تلفظ S در زبان ژاپنی شروع میشد، آن را به ژاپنی «گواس» یا به انگلیسی «5S» نامیدند.
همانطور كه گفته شد 5S يك فلسفه ژاپني و اساس آن آميزه‌اي از پنج مفهوم است كه هر مفهوم توسط يك كلمه ژاپني كه ابتداي آن در زبان انگليسي با حرف S آغاز مي‌شود، نشان داده شده است. بر اين اساس ميتوان گفت كه بطور كلي، هدف از پياده سازي نظام 5S ایجاد محیطی سامان یافته، مرتب، پاکیزه، با انضباط کاری و با تکیه بر منابع انسانی آموزش دیده است و همواره در صدد کاهش اتلاف-ها، استفاده بهتر از منابع و آماده سازی فضای سازمان جهت استقرار سایر سیستم های بهبود بهره وری میباشد.
هر سازمان برای حرکت در جهت بهبود بهره وری و کیفیت، ناگریز است محیط و شرایط کاری لازم و مناسب را فراهم نموده و در این خصوص اقداماتی را صورت دهد. اقداماتی که هدف از آنها مرتب سازی، پاکیزه ساختن و سامان دادن محیط کاری و ایجاد و حفظ شرائط و انضباط لازم برای انجام بهینه کارهاست.
اقدامات مذکور تحت عنوان 5S که از اولین حروف واژه های ژاپني/انگليسي زير گرفته شده است، ناميده ميشود:

-9-1. اصل نخست (S1): دسته بندي
اين اصل به معنای جدا کردن اقلام غیر ضروری در محیط کار می باشد؛ که میتوان معادل فارسی: دسته بندي را برای آن در نظر گرفت.
به طـور کـلی در اصل اول، به جداسازی، دور انداختن و تعیین تکلیف اقلام غیر ضروریها در محیط کار پرداخته میشود. اجرای اين اصل، بیش از آنچه به نظر میرسد دارای اهمیت است؛ در واقع تفکیک اقلام غیر ضروری، تعمیر کردن یا دور انداختن آنها، از آنچنان اهمیتی برخوردار است که بدون انجام  آن سایر فعالیت های 5S نیز ناکار آمد و بی اثر خواهند ماند.
در اين مرحله ميبايست از طريق كنار گذاشتن يا دور ريختن غير ضروري ها، توجه خود را به اقلام واقعا مهم و نيازمند ، معطوف كنيم.
تصور کنید مرتب کردن و تمیز کردن اشیاء فرسوده و شکسته و بی استفاده در محیط تا چه اندازه میتواند بیهوده باشد.
با اين وجود، چه در خانه و چه در محل كار، تشخيص ضروري از غير ضروري آنقدرها هم آسان نيست. در خانه، لباس هاي بسياري داريم كه هرگز آنها را نميپوشيم، اما نميتوانيم خود را خود را متقاعد كنيم كه آنها را دور بريزيم. در محل كار نيز انبوهي از كاغذها و لوازم اضافي كه بيش از يك بار از آنها استفاده نكرده ايم و مدت هاست كه به آنها نياز نداشته ايم، به چشم ميخورد. اما دائما به خود ميگوييم كه يك روز ممكن است از آنها به نحوي استفاده كنيم؛ و بدين ترتيب، تنها بدليل كاربرد احتمالي، از دور ريختن آنها خودداري ميكنيم. آنچه در اين موارد بايد انجام دهيم، تصميمگيري قاطعانه براي مشخص كردن ضروري ها از غير ضروري هاست.
به طور كلي، برای روشن شدن مفهوم اساسي اين اصل، میتوان گفت اگر هر آنچه را که در محیط کار وجـود دارد به دو گروه ضروری و غیر ضروری تقسیم بندی کنیم. گروه غیر ضروری‏ها‏ مورد بحث اصل نخست از نظام 5S خواهد بود.
  1-9-3. اصل دوم (S2): چيدمان صحيح
اين اصل به معنای قرار دادن هر چیزی در محل مناسب و به روش صحیح میباشد که می توان معادل فارسی چيدمان صحيح را به آن اختصاص داد. پس  از آنکه اشیای غیر ضروری در S1 شناسایی شده و دور ریخته شدند، لازم است که اشیای مورد نیاز و ضروری در محل مناسب قرار داده شده و به صورت صحیح نگهداری شود. Seiton به اقلام و موارد مورد نیاز میپردازد و به عبارت دیگر می توان دومين اصل از نظام 5S را چنین عنوان کرد:
- قرار دادن هر چیز مورد نیاز در بهترین مکان و به بهترین روش ممکن
به عنوان مثال هدف اين اصل از نظام 5S، در یک پارکینگ اتومبیل، میتواند به این صورت تعریف شود:
* هر اتومبیل جای مناسبی داشته باشد.
*  اتومبیل ‏ها‏ به راحتی داخل پارکینگ حرکت کنند.
* به اتومبیل‏ ها‏ خسارتی وارد نشود.
* هر اتومبیل بدون نیاز به جابه جایی سایر اتومبیل‏ ها‏ بتواند محل پارکینگ را ترک کند.
1-9-5. اصل سوم (S3): پاكيزه سازي
اين اصل به معنای تمیز کردن همه جانبه محیط کار می باشد که می توان معادل فارسی پاکیزه سازی را برای آن در نظر گرفت.
هدف سومين اصل از نظام 5S، رسیدن  به وضعیتی است که در آن هیچ آلودگی وجود نداشته باشد. هر موردی که عدم پاکیزگی را در پی داشته باشد باید بلافاصله شناسایی و نسبت به رفع آن اقدام گردد.
به عبارت دیگر باید این نگرش در میان افراد وجود داشته باشد که منظور از اين اصل، تنها تمیز کردن اقلام و اشیاء نیست، بلکه تعهدی است برای حفظ محیط کار و اشیاء موجود در آن، در بهترین وضعیت و کیفیت ممکن و ایجاد نوعی بازرسی و بازبینی برای تداوم این وضعیت.
1-9-7. اصل چهارم(S4): استاندارد سازي
اين اصل، به معنای ایجاد معیارها و استانداردهایی جهت حفظ وضعیت حاصل از S1، S2 و S3 و استمرار در آنها به وسیلۀ ایجاد خلاقیت، انگیزش و ابتکار در کلیۀ کارکنان با استفاده از مدیریت دیداری می باشد؛ که میتوان معادل فارسی استاندارد سازی را برای آن در نظر گرفت.
پس از اجرای مراحل S1 ، S2 و S3 از فرآیندهاي نظام 5S، محیط سازمان به وضعیت سامان یافته، مرتب و نظم و پاکیزه تبدیل شده و از هرگونه آلودگی پاک می گردد. در این مرحله سازمان نیازمند نگهداری وضعیت مطلوب به دست آمده است. در صورتی که هدف سازمان اجرای کامل 5S باشد نباید اجازه داد که مراحل اجرایی 5S در این مرحله متوقف شوند. به همین منظور باید برای انجام صحیح فعالیت ها و استمرار در آنها، استانداردهایی تعریف شود. به کمک این استانداردها میتوان وضعیت محیط کار را در حد معین و قابل قبولي از از پاکیزگی، ايمني، نظم و ... نگهداری نمود.

همچنین اين اصل، می­تواند اهداف زیر را شامل شود:

- تشخیص و آشکارسازی ناهمگونی­ها و موارد غیر عادی با استفاده از تکنیک مدیریت دیداری

- تعیین استاندارد رنگ آمیزی برای سطوح مختلف در محيط كار

- تعیین کلیۀ استانداردها و دستورالعمل‏ها‏ی مورد نیاز

1-9-9. اصل پنجم(S5 ): پايدار سازي

اين اصل، به معنای ایجاد شرایط و بستر مناسب فرهنگی برای رعایت قوانین و مقررات توسط کارکنان و به منظور نیل به عادت انجام هر کار به شیوۀ صحیح می باشد که در فارسی می­توان معادل پايدار سازي را برای آن در نظر گرفت.

تا اين مرحله از پياده­ سازي نظام 5S، استانداردهای انجام هر کار به شیوۀ درست، در سازمان ایجاد خواهد شد. ایجاد چنین استانداردهایی مرحلۀ ابتدایی نهادینه نمودن نظام 5S بوده و با اجرای آن، این مرحله کامل می­گردد. اجرای استانداردهای به وجود آمده نیاز به  قوانین و مقررات خاص خود دارد، که مي­بايست تدوین گردد و به کارکنان در خصوص عمل به آنها آموزش داده شود.

البته باید به این نکته توجه داشت که عادت­ های کاری صحیح به راحتی به دست نمی آیند بلکه حاصل تمرین، کوشش و ممارست بسیار در انجام کارهای صحیح و ایجاد نظم و انضباط در کار می باشد.

1-9-10. هدف از اجرای پايدار سازي(5S)

هدف اصلی از اجرای اين اصل، استقرار نظام عادت به انجام هر کار به نحو صحیح (فرهنگ نظم و انضباط کاری)، با برقراری قوانین و مقررات خاص در بین کلیۀ کارکنان و همچنين انجام بازرسي و مميزي می­باشد. اين اصل از نظام 5S همچنین می تواند اهداف زیر را شامل گردد:

- تدوین مقررات و قوانین خاص برای اجرای استانداردهای تدوین شده در اصل چهارم

- ایجاد فرهنگ نظم و انضباط کاری در بین کارکنان سازمان

- ایجاد فرهنگ آموزش

- به مشارکت گرفتن کلیۀ کارکنان در فعالیت­های بهسازی منابع سازمان به منظور ایجاد تفکر مشارکت در کارکنان

- ایجاد فرهنگ سخت کوشی برای انجام کارها در بین کارکنان

- ارتقاء فرهنگ نگهداری سازمان در وضعیت مطلوب به لحاظ کیفیت، آراستگی و ایمنی در بین کارکنان

/ج